某服装配饰企业:从手工维护外币汇率与海关编码混用,到多币种核算与以销定采单据联查

某服装配饰企业,主营服装、手提包、挎包、背包、腰包等产品的生产贸易及出口业务,以销定采,接收国外订单后向内部公司或外部供应商下单生产加工。

内容核验时间

场景示意图:服装外贸样品间,业务人员交接单据,会计在电脑前录入。 服装外贸样品间,业务人员交接单据,会计在电脑前录入。

企业概况

企业情况

某服装配饰企业,主营服装、手提包、挎包、背包、腰包等产品的生产贸易及出口业务,采用以销定采模式,接国外订单后向内部公司或外部供应商下单生产加工。

起点状态

原使用用友t+版本,缺少移动端与oa审批;海关编码与商品名称管理混乱,同一编码对应多个品名;外币汇率管理不便;销售订单无法反查关联采购与进货单。

实施范围

建立商品档案与外币账号体系,采用合并流程搭建以销定采链条,单据历程联查,配置日汇率、外币收付款与银行对账单导入,并实现采购与销售费用分摊。

比对这家企业的客观特征看像不像

  • 服装配饰生产贸易出口企业

    主营服装、手提包、挎包、背包、腰包等服装配饰产品的生产贸易及出口业务,行业属性为服装配饰。

  • 以销定采按国外订单生产

    接收国外订单后与客户签订销售订单,再据订单需求向内部公司或外部供应商下达采购订单安排生产加工。

  • 货代报关出口并分次结付

    货物由货代公司货柜车直接到工厂装货运至码头报关后发货,部分采购需支付定金,收客户货款后付供应商尾款。

  • 外币结算涉及多币种

    业务涉及美元、欧元、港币等多种外币结算,需要维护汇率并处理外币账务与现金流量表。

  • 海关编码与品名对应混乱

    同一海关编码对应多个不同品名产品,报关单与采购单品名对应困难,商品需要按品名与批次分别管理。

  • 原系统无移动端与审批

    原用友t+13.0版本功能陈旧,缺少移动端和oa审批,且销售订单无法反向查询关联的采购订单与进货单。

场景示意图:服装外贸样品间,会计对照两份结算记录,业务人员在旁等待。

实施前的原始管理状态清单

  • 系统缺少移动端与审批

    原系统版本缺少移动端功能和oa审批功能,无法实现移动端访问和单据审批,管理人员外出时无法处理业务单据。

  • 海关编码与品名对应混乱

    同一海关编码对应多个不同品名的产品,报关单和采购单品名对应困难,系统无法区分同一编码下的不同款式。

  • 外币汇率靠手工维护

    涉及美元、欧元、港币等多币种结算,汇率管理和现金流量表更新不便,财务人员需手工维护汇率并计算汇兑损益。

  • 销售订单无法反查上游单据

    销售订单无法反向查询关联的采购订单和进货单,业务人员只能分别查各环节单据,上下游对应关系难以看清。

  • 缺少费用分摊核算单笔利润

    系统缺少费用分摊功能,采购和销售环节的费用无法分摊到对应单据,单笔业务的真实利润无法直观查看。

  • 银行流水导入与对账不完善

    银行流水导入和对账功能不完善,外币账号流水与银行对账单需要另行处理,对账动作无法在系统内完成。

订单在各环节之间的流转过程

  1. 销售订单

    接收国外订单后与客户签订销售订单,作为后续采购与生产的依据。

  2. 采购订单

    按订单需求向内部公司或外部供应商下达采购订单,部分采购支付定金。

  3. 进货单

    采用合并流程,进货单即入库单,采购货物到厂后形成入库记录。

  4. 销货单

    货物生产完成由货代装车运至码头,报关后发货,销货单即出库单。

  5. 外币收付

    收取客户货款并向供应商支付尾款,外币收付款同步至对应外币账号流水。

  6. 费用分摊

    采购与销售环节发生的费用按比例分摊至对应单据,归集单笔业务成本。

  7. 单据联查

    通过单据历程从销货单反向查询上游销售订单、采购订单与进货单。

已实施功能范围清单

  1. 商品档案与海关编码管理

    建立商品档案,以自定义字段增加商品名称列并将海关编码设为独立字段,同一海关编码下可分别管理不同商品名称

  2. 批次成本核算

    启用批次管理功能,对同一海关编码下的不同商品分别归集成本,用于区分各批次商品的成本核算口径

  3. 多币种外币账号管理

    建立外币账号体系,支持美元、欧元、港币等多币种管理,外币收付款同步至对应外币账号流水

  4. 合并流程与以销定采链条

    采用合并流程,进货单即入库单、销货单即出库单,串联销售订单、采购订单、进货单、销货单完整链条

  5. 单据历程联查

    通过单据历程功能实现上下游单据联查,可从下游单据查询到上游源单,并支持销售订单反向查询关联采购订单与进货单

  6. 以销定采全程跟踪表

    提供全程跟踪表,统一查看销售订单号、采购订单号、进货入库单号与出库单号,用于查询各环节单据对应关系

  7. 日汇率自动获取

    配置日汇率自动获取功能,并支持手工调整汇率,用于外币业务结算与成本折算的汇率取值

  8. 费用分摊与成本结构展示

    实现采购费用分摊和销售费用分摊,费用可按金额比例分摊至对应单据,销货单统计表展示毛利、销售费用、净利润结构

  9. 移动端单据与审批

    提供移动端app,支持单据录入、审批、查询等操作,支持多级审批流程与实时消息提醒,并支持移动端ai智能开单

国际化能力总览与多方式登录
国际化能力总览与多方式登录
审核设置与权限设置
图示:好业财4、权限设置界面。
审核设置与权限设置
图示:好业财4、权限设置界面。
审核设置与权限设置
审核设置与权限设置
审核设置与权限设置
审核设置与权限设置
采购流程设置(合并/分开流程与采购入库单)
采购发票管理
图示:采购发票管理的界面。
采购申请单
图示:好业财采购申请单的操作过程。
采购申请单
采购申请单
采购申请单
采购申请单
采购申请单
采购申请单
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)界面(企业图片库配图,标签:采购订单)
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)界面(企业图片库配图,标签:采购订单)
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)
进货退货
图示:好业财6.4进货退货界面。
进货退货
进货退货
进货退货
进货退货
进货退货
进货退货
采购费用分摊
图示:好业财采购费用分摊的操作过程。
采购费用分摊
采购费用分摊
采购费用分摊
采购费用分摊
采购费用分摊
采购费用分摊
智能补货(智能采购)
图示:好业财智能采购/智能补货的操作过程。
智能补货(智能采购)
智能补货(智能采购)
智能补货(智能采购)
智能补货(智能采购)
智能补货(智能采购)
智能补货(智能采购)
权限管理
权限管理
采购报表
采购订单统计表主界面
采购报表
采购报表
采购报表
采购报表
采购报表
采购报表
多方式登录(海外手机号/邮箱)
多方式登录(海外手机号/邮箱)
多方式登录(海外手机号/邮箱)
多方式登录(海外手机号/邮箱)
界面多语言切换
国际化设置主界面
多币种管理
多币种管理界面;演示环境实拍
采购暂估核算(在途暂估/单到补差/单到回冲)
图示:采购暂估核算(在途暂估/单到补差/单到回冲)的界面。
采购直出管理
采购直出管理

已形成的管理方式

移动端随时办理业务

单据录入、审批与查询可通过移动端办理,管理人员外出时也能处理业务单据,审批消息可实时提醒

单笔业务利润可查询

采购与销售费用可分摊至对应单据,销货单统计表中可查询毛利、销售费用与净利润的成本结构

海关编码与品名对应留痕

商品名称与海关编码在档案中分别记录,同一海关编码下不同商品名称与批次成本可对应查询

本例外币结算可参考条件与类比差异限制

可参考的企业条件

  • 企业为服装配饰类产品的外贸出口企业,采用以销定采模式,接收国外订单后签订销售订单再向供应商采购生产。
  • 业务链条覆盖销售订单、采购订单、进货单、销货单完整环节,需从下游单据反向联查上游源单。
  • 结算涉及美元、欧元、港币等多币种,需建立外币账号体系并配置汇率管理。
  • 报关环节存在同一海关编码对应多个不同品名产品的情况,需在商品档案中区分管理。
  • 原系统缺少移动端访问与单据审批能力,业务人员外出时无法及时处理业务单据。

类比差异与限制

  • 案例未记录企业所在地区,境内外均不可假定,不同地区的外币结算与报关规则会影响方案评估。
  • 采购暂估核算仅专业版且分开流程支持,普及版、标准版均不支持该能力,合并流程下亦无法使用。
  • 采购分开流程切换为不可逆操作,切换前需中止未完成采购订单且进货单需全部审核,切换后历史单据不允许反操作。
  • 采购费用分摊使用的费用单需同时满足往来单位为供应商性质、费用类型为可分摊且属采购费用分类三个条件。
  • 国际化能力属加购项,其中财务国际化普及版不支持,需购买国际化特性后方可创建ifrs账套。

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