医疗医药批发企业:从业务财务数据分离,到业财一体化管理

主营一类、二类、三类医疗器械及非医疗器械销售,以批发为主,兼用以销定采与寄售模式运作。

内容核验时间

场景示意图:医疗器械仓库旁,仓管核对货品,同事对照单据录入。 医疗器械仓库旁,仓管核对货品,同事对照单据录入。

企业概况

企业情况

某医疗医药企业,主营一类、二类、三类医疗器械及非医疗器械的销售,客户为各级医院等医疗机构,采用批发、以销定采与寄售多种模式运作。

起点状态

原有自研系统业务与财务数据分离,多组织架构下报表查询与数据汇总不便;批次、保质期、注册证号等特殊信息缺乏有效记录;送货单模板单一,采购销售价格调整需补差处理。

实施范围

采用好业财,覆盖业务财务一体化、多机构管理、批次与保质期管理、商品档案自定义字段、多打印模板配置、客户与供应商价格本及寄售仓库调拨等环节。

对照这家企业的客观特征做自我比对

  • 医疗器械批发,多组织并行

    主营一类、二类、三类医疗器械及非医疗器械的批发销售,存在多个组织架构,各组织独立核算。

  • 批发、以销定采与寄售并存

    先与厂家签框架协议获授权再采购备货,客户下单后向医院等客户发货,部分业务按以销定采或寄售模式运作。

  • 业务与财务数据分处两套

    原有自研系统中业务单据与财务核算分离,业务数据不能直接形成财务凭证,两套数据需另行核对。

  • 器械特殊信息需随货记录

    商品需记录批次号、保质期、注册证号、生产许可证号、规格型号、生产厂商、运输条件等器械特有信息。

  • 不同医院送货单格式各异

    多个医院客户对送货单打印模板各有格式要求,需按客户分别配置多套打印模板。

  • 采购与销售存在价格调整

    业务中存在采购价格和销售价格调整的情形,需对已发生的购销单据做补差处理。

场景示意图:医疗器械仓库办公位,仓管与会计对照分散的业务和财务记录。

实施前的原始管理状况

  • 业务财务数据分离

    原有自研系统业务与财务数据分离,业务单据不能自动生成财务凭证,财务需重复录入业务数据。

  • 月末数据靠人工核对

    月末结账时业务数据与财务数据经常对不上,需花费大量时间人工核对和调整。

  • 多组织报表汇总不便

    多组织架构下各组织财务报表查询和数据汇总不够便利,管理层难以快速获取各组织经营状况对比。

  • 器械特殊信息靠原有系统记录

    批次号、保质期、注册证号、生产许可证等大量特殊信息,原有系统无法有效记录和追溯。

  • 送货单模板单一

    不同医院客户对送货单打印模板有不同格式要求,原有系统打印模板单一,无法逐个满足。

  • 调价需另行补差处理

    存在采购和销售价格调整的业务场景,需通过补差方式另行处理价格变动。

医疗器械订单在企业内的流转路径

  1. 厂家授权与采购

    与厂家签订框架协议获得授权,从厂家采购医疗器械进行备货

  2. 采购入库与付款

    货到后办理采购入库,录入批次号、生产日期和有效期,再向供应商付款

  3. 客户下单

    医院等客户下单,公司按订单组织发货销售,部分业务以销定采

  4. 销售出库

    按订单向客户发货,出库时关联对应批次成本,并打印送货单

  5. 开票与收款

    销售出库后向客户开具发票并收取货款

  6. 寄售调拨

    部分寄售业务先以调拨单调拨至寄售仓,客户实际销售后再做销售出库单

  7. 价格补差

    采购和销售价格调整时,按资料记载做补差处理

医疗器械批发实际实施范围

  1. 业财一体化管理

    业务单据审核后一键生成财务凭证,销售出库生成销货单与应收凭证,采购入库生成进货单与应付凭证

  2. 分开流程模式

    销售流程按销售订单、销售出库、销货单、收款串联,采购流程按采购订单、采购入库、进货单、付款串联

  3. 批次与保质期管理

    启用批次影响成本与保质期管理,商品档案记录批次号、生产日期、有效期,入库录入批次、出库关联对应批次成本

  4. 器械证照字段配置

    在商品档案中增加自定义字段,记录规格、型号、生产厂商、注册证号、生产许可证号、运输条件等特有信息

  5. 多组织财务管控

    按不同组织维度分别展示收入、成本、费用及净利润数据,生成各组织独立核算报表

  6. 千客千价管理

    设置客户价格本和供应商价格本,按客户等级配置差异化价格,销售单据带出对应等级价格

  7. 送货单打印模板配置

    设置多个打印模板,按不同医院客户对送货单格式的要求分别配置对应模板

  8. 寄售仓库与调拨

    建立寄售仓库,通过调拨单将货物调拨至寄售仓,客户实际销售后再做销售出库单

多计量单位
图示:多计量单位的界面。
商品档案与商品属性
图示:好业财1、商品档案界面。
商品档案与商品属性
图示:好业财1、商品档案界面。
商品档案与商品属性
商品档案与商品属性
商品档案与商品属性
商品档案与商品属性

实施后形成的管理方式

业务单据生成财务凭证

业务单据审核后可生成财务凭证,业务与财务数据在同一系统内记录,不再由财务重复录入

批次成本与流向可追溯

每批次医疗器械的成本和流向可按批次号追溯查询,出入库批次与成本在单据中留痕

器械特殊信息档案留痕

注册证号、生产许可证号、规格型号、运输条件等信息在商品档案中记录并可查询

多组织报表分别查询

各组织的收入、成本、费用及净利润数据可分别查询,并生成各组织独立核算报表

客户等级价格自动带出

销售单据按客户等级自动带出对应价格,价格执行与调整在客户价格本中留痕

可比条件与不可类比边界参考

可参考的企业条件

  • 主营一类、二类、三类医疗器械及非医疗器械的批发销售,客户以各级医院和医疗机构为主。
  • 采用先与厂家签框架协议获授权、再采购备货的批发模式,部分业务以销定采或寄售方式运作。
  • 存在多组织架构,原有自研系统业务与财务数据分离,凭证需财务重复录入。
  • 需在商品档案管理批次、保质期、注册证号、生产许可证号等医疗器械特有信息。
  • 销售与采购流程分开,存在采购和销售价格调整并需补差的业务场景。

类比差异与限制

  • 案例记录未做排除项评估,地区与行业以外其他可类比支撑字段均待补。
  • 沿用自研系统且未做替换评估的企业,与本案从既有系统切换的条件不同。
  • 病历涉及支架、口罩等具体品类,品类结构不同会改变批次与保质期管理复杂度。
  • 不同医院客户对送货单模板有不同格式要求,需另行设置多个打印模板方能满足。
  • 寄售业务需先建立寄售仓库并通过调拨单流转,客户实际销售后才作销售出库。

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