某药某批发企业:从多系统手工录单,到中保系统业务数据对接业财一体

华东药品流通(医药批发)企业,采用备货采购模式,经中保系统管理上下游业务,部分销售为代销,采购与销售均存在先货后票的暂估场景。

内容核验时间

场景示意图:医药批发销售人员在库旁办公室向会计交接销售单据 医药批发销售人员在库旁办公室向会计交接销售单据

企业概况

企业情况

华东某医疗医药企业,主营药品流通的医药批发业务,采用备货采购模式,先从上游供应商采购药品入库,再向下游客户销售,部分销售采用代销模式。

起点状态

业务单据需在中保系统和 进销存中重复录入,工作量大且容易出错;暂估业务缺乏系统防呆机制;票折记录无法清晰追溯。

实施范围

通过isv对接将中保系统业务数据自动传入好业财,对接采购入库单、采购发票、销售出库单、销售发票、付款单、收款单等核心单据。

核算配置

主营业务收入和成本科目启用部门辅助核算,应收应付科目分别启用客户和供应商辅助核算,库存商品启用存货辅助核算。

对照这家企业的组织与数据状态

  • 医药批发,备货采购为主

    某地一家药品流通的医药批发企业,先向上游供应商采购药品入库,再向下游客户销售,采用备货采购模式。

  • 部分销售走代销模式

    下游销售中有一部分采用代销方式,需等收到代销清单之后才开票确认收入,收入确认时点随清单到达。

  • 业务在中保系统流转

    药品流通的上下游业务通过中保系统管理,业务单据与该系统之间靠对接方式传递数据。

  • 单据需多系统重复录入

    同一笔业务单据要在业务系统和进销存系统中分别录入,存在两套系统并行记录同类业务数据的状态。

  • 采销均有先货后票暂估

    采购和销售都存在先货后票的暂估业务场景,需要做月末暂估入账,待次月发票到达后再冲回处理。

  • 票折与暂估待理清

    票折业务的历史记录分散、难追溯,暂估业务存在长期未冲回与重复暂估,缺乏系统层面的防呆机制。

场景示意图:医药批发会计与销售在库旁办公室核对单据及凭证

实施前的原始管理状态记录

  • 凭证科目靠人工核对

    销售单据生成会计凭证时科目自动匹配出错,主营业务收入被切入库存商品,需人工逐张核对修改。

  • 业务单据两套系统重复录

    业务单据需在中保系统和 进销存中分别录入一遍,同一笔业务由人工在两个系统间重复登记。

  • 暂估业务无系统防呆机制

    暂估业务靠人工判断与手工记录,存在长期未冲回、重复暂估等情况,冲回动作全凭人工跟踪。

  • 票折记录靠人工翻查追溯

    票折业务没有统一标识与历史查询口径,历史票折记录需人工翻找,重复申请难以在事前识别。

  • 银行流水等凭证手工录入

    银行流水、工资、报销等常规业务缺少自动抛转,由财务人员逐笔手工录入生成凭证。

核心单据在各环节之间的流转过程

  1. 采购入库

    企业采用备货采购模式,先从上游供应商采购药品入库形成采购入库单。

  2. 暂估处理

    采购先货后票场景下,对未到票的入库单进行月末暂估入账,次月发票到达后冲回。

  3. 中保系统

    药品流通的上下游业务通过中保系统管理,业务数据经isv对接传入好业财系统。

  4. 销售出库

    向下游客户销售药品并生成销售出库单,代销部分待收到代销清单后开票确认收入。

  5. 票折标识

    在销售单据中增加票折标识字段,供查询历史票折记录并防止重复申请。

  6. 辅助核算

    主营业务收入和成本科目启用部门辅助核算,应收应付分别挂客户与供应商辅助核算。

  7. 生成凭证

    采购入库单、采购发票、销售出库单、销售发票、收付款单自动生成财务凭证。

药品流通业务已实施范围

  1. 中保系统业务数据对接

    以isv对接方式将中保系统业务数据传入好业财,覆盖采购入库单、采购发票、销售出库单、销售发票、付款单、收款单等核心单据,自动生成财务凭证。

  2. 主营业务收入与成本辅助核算

    主营业务收入和成本科目启用部门辅助核算,应收应付科目分别启用客户和供应商辅助核算,库存商品启用存货辅助核算。

  3. 暂估业务红字冲回与入账

    系统对暂估业务按红字冲回和正常入账方式自动处理,采购与销售的先货后票暂估场景按此规则生成对应凭证。

  4. 销售单据票折标识

    在销售单据中增加票折标识字段,票折记录可查询历史,并按该标识对票折申请进行核对。

  5. 银行流水与工资表导入生成凭证

    银行流水、工资表通过excel模板导入后自动生成凭证,纳入总账核算范围。

  6. 固定资产折旧计提

    固定资产折旧在系统内计提,与固定资产模块原值、累计折旧合计纳入账务核对范围。

收款条件设置
收款条件设置
采购流程设置(合并/分开流程与采购入库单)
AI智能开单
图示:AI智能开单的界面。
采购发票管理
图示:采购发票管理的界面。
销售分开流程与销售损耗核算
销售分开流程与销售损耗核算
销售定价管控(最低售价/低于成本管控)
销售定价管控(最低售价/低于成本管控)
现金折扣与整单折扣
图示:现金折扣与整单折扣的界面。
采购申请单
图示:好业财采购申请单的操作过程。
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)界面(企业图片库配图,标签:采购订单)
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)
采购订单(含以销定采、按采购订单分批入库)界面(企业图片库配图,标签:采购订单)
进货退货
图示:好业财6.4进货退货界面。
采购费用分摊
图示:好业财采购费用分摊的操作过程。
智能补货(智能采购)
图示:好业财智能采购/智能补货的操作过程。
采购报表
采购订单统计表主界面
订单执行跟踪
图示:订单执行跟踪的界面。
销售订单
销售订单
销售订单
销售订单
销售订单
销售订单
销售订单
销售订单
销售订单
销售订单
销货单(电脑端开单)
图示:好业财销货单与销售退货管理的主界面。
销货单(电脑端开单)
销货单(电脑端开单)
销货单(电脑端开单)
销货单(电脑端开单)
销货单(电脑端开单)
销货单(电脑端开单)
销售收款与勾账
销售收款与勾账界面;演示环境实拍
销售收款与勾账
销售收款与勾账
销售收款与勾账
销售收款与勾账
销售收款与勾账
销售收款与勾账
开票记录
图示:好业财7、开票记录界面。
开票记录
开票记录
开票记录
开票记录
开票记录
开票记录
销售工作台
图示:好业财销售工作台的主要界面布局。
销售工作台
销售工作台
销售工作台
销售工作台
销售工作台
销售工作台
总账与科目管理
总账与科目管理
总账与科目管理
总账与科目管理
总账与科目管理
总账与科目管理
业务拜访
图示:好业财拜访记录明细表页面,企业图片库官方截图。
销售报表
销售订单统计表主界面
称重商品收银与特殊销售品管理
称重商品收银与特殊销售品管理
现金银行期初
现金银行统计与流水查询
图示:好业财1、现金银行统计界面。
现金银行统计与流水查询
图示:好业财2、现金银行流水查询界面。
科目设置与科目期初
图示:好业财科目期初涉及的字段或配置项。
科目设置与科目期初
图示:好业财1、科目设置界面。
采购暂估核算(在途暂估/单到补差/单到回冲)
图示:采购暂估核算(在途暂估/单到补差/单到回冲)的界面。
采购直出管理
采购直出管理
销货单电子面单打印
图示:销货单电子面单打印的界面。

实施后形成的管理方式

业务单据自动生成凭证

中保系统的采购入库、采购发票、销售出库、销售发票、付款单、收款单等单据可自动生成财务凭证,无需重复录入。

暂估业务按规则冲回入账

暂估业务可按红字冲回和正常入账两种方式自动处理,账务记录随单据流转生成。

票折记录可查询核对

销售单据的票折标识字段可查询历史票折记录,并据此对票折申请进行复核。

药品流通企业科目管理可参考条件与类比边界

可参考的相似条件

  • 企业为药品流通(医药批发)企业,采用备货采购模式,先向供应商采购药品入库再向下游客户销售。
  • 采购与销售均存在先货后票的暂估业务,需进行月末暂估入账及次月发票到达后的冲回处理。
  • 部分销售采用代销模式,需等收到代销清单后才开票确认收入。
  • 业务单据需在中保系统与 进销存中重复录入,缺少自动化抛转与凭证生成。
  • 主营业务收入和成本科目启用部门辅助核算,应收应付分别启用客户和供应商辅助核算。

类比差异与限制

  • 案例未记录地区行业以外的其他类比排除项评估,其余支撑字段均未补全。
  • 案例仅说明销售单据生成凭证时科目自动匹配错误需人工核对,未记录该问题在其他业务场景的适用条件。
  • 采购暂估处理需为专业版且开启分开流程,普及版、标准版均不支持该能力。
  • 销售分开流程(先货后票/先票后货)与销售损耗核算仅专业版支持,标准版与普及版不支持。
  • 往来期初只能导入原系统余额,不能导入历史单据,旧系统逐张应收应付明细无法带过来。

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